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Callcenter

Premium Callcenter für Arztpraxen.

Professionelles Callcenter für Arztpraxen: seit 2015 übernehmen wir die telefonische Anrufannahme für Arztpraxen und MVZ – mit geschultem medizinischem Personal statt Bots. Jetzt unverbindlich beraten lassen.

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Case-Study Gynäkologie

Wir unterstützen niedergelassene Ärzte aller Fachgruppen:

Urologie

Radiologie

Orthopädie

Zahnärzte

Inbound / eingehende Anrufe

Wir übernehmen Ihre Telefonzentrale – in Ihrem Namen gehen wir ans Telefon. Profitieren Sie von einer permanenten Erreichbarkeit und einer freundlichen wie kompetenten Ansprache Ihrer Kunden und Patienten. Unser Team zeichnet sich durch ein hohes Qualitätsniveau und einen routinierten Kundendialog mit Patienten, Ärzten und Mitarbeitern im Gesundheitswesen aus.

Case-Study Augenarztpraxis

Ihre Vorteile im Überblick:

  • durchgängige Erreichbarkeit
  • optimale Terminauslastung
  • Terminierung mit Ihrer Praxissoftware
  • Entlastung Ihres Personals
  • Steigerung der Zufriedenheit Ihrer Patienten
  • mehr Zeit für die Patientenbetreuung vor Ort
  • bessere Bewertung der Erreichbarkeit bei der Online-Bewertung

Planbare Preisgestaltung

Wir bieten Ihnen individuelle, maßgeschneiderte Lösungen, die perfekt auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind.

Unser flexibles Preisangebot umfasst eine monatliche Pauschale, die besonders geeignet für kleinere Praxen ist und Ihnen Planungssicherheit bietet.

Wir stellen Ihnen zudem verschiedene Preismodelle auf Anfrage zur Verfügung, die auf die spezifischen Anforderungen Ihrer Praxis zugeschnitten sind.

Outbound / ausgehende Anrufe

Sie suchen einen Partner für Nachfassaktionen, Cross-Selling, für Umfragen, Telefonmarketing, Neukundengewinnung oder Telesales? Wir sind für Sie da und führen Ihre Outbound-Projekte schnell, zielorientiert und mit großer Professionalität durch.
Als Ihr verlängerter „Vertriebsarm“ orientieren wir uns an Ihrer Corporate Identity. Dabei sind unsere Mitarbeiter für den Einsatz im Gesundheitswesen und medizinischen Bereichen ausgebildet und qualifiziert.

Case-Study Augenarztpraxis
Case-Study Gynäkologie

1A-Service für Ärzte, Krankenversicherungen und Pharmaunternehmen:

  • Arztpraxen aller Fachgruppen

Für die Optimierung der telefonischen Terminvergabe Ihrer Praxis in Ihrer Praxissoftware.

  • Krankenversicherung PKV/GKV

Durch unsere Fachkenntnisse in der Krankenversicherung können wir Ihren Außendienst oder Ihre Versicherten beraten.

  • Pharmaunternehmen

„Verkaufszeit rauf und Fahrzeit runter“: Zeit ist die Leitwährung im Vertrieb. Zuviel Zeit verbringt der Außendienst mit Fahrten zu Interessenten und dem Leerlauf zwischen Terminen. Die Herausforderung: Weniger Zeit auf der Straße, mehr Zeit beim Kunden durch effektive Terminvereinbarung über unser Service-Center.

Preise auf einen Blick

Für kleine Praxen (bis 3 Ärzte)

Sie führen eine kleine Praxis mit bis zu 3 Ärzten? Dann profitieren Sie von unserem einfachen und fairen Preismodell.

109,00 € Grundgebühr
2,34 € pro Anruf – unabhängig von der Gesprächsdauer, inkl. Nachbearbeitungszeit

Kein Minutenzählen, keine versteckten Kosten. Ob ein kurzer Terminwunsch oder ein ausführlicheres Anliegen – Sie zahlen immer denselben, planbaren Preis pro Anruf. Im Durchschnitt dauert die Bearbeitung eines Anrufs bei uns 2,5–3 Minuten.

Je zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer.

Ideal für kleine Praxen, weil:

  • Sie behalten volle Kostenkontrolle, auch bei schwankendem Anrufaufkommen
  • Ein fester Anrufpreis statt Minutenabrechnung – keine Überraschungen bei längeren Gesprächen
  • Ihr Praxisteam wird spürbar entlastet
Jetzt beraten lassen

Zielgruppen: Für wen wir arbeiten

Als Krankenhaus, Klinik oder größeres MVZ profitieren Sie von unserem medizinischen Callcenter mit individuell skalierbaren Konditionen.

109,00 € Grundgebühr
Bei größerem Anrufvolumen bieten wir attraktive Staffelpreise

Auch bei hohem Anrufaufkommen bleibt unser Preismodell einfach: Sie zahlen einen festen Betrag pro Anruf, unabhängig von der tatsächlichen Gesprächsdauer, inkl. Nachbearbeitungszeit. Unsere medizinischen Fachkräfte übernehmen Anrufe von der ersten bis zur letzten Minute – im Schnitt 2,5–3 Minuten Bearbeitungszeit pro Gespräch.

Je zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer.

Individuelle Info für Ihr Krankenhaus oder Ihr MVZ?

Nennen Sie uns für ein individuelles Angebot einfach Ihr ungefähres monatliches Anrufvolumen – wir erstellen Ihnen darauf abgestimmte Staffelpreise.

Ideal für MVZ und Kliniken, weil:

  • Skalierbare Konditionen bei hohem Anrufvolumen
  • Feste Ansprechpartner und individuell schulbares Personal für Ihre Fachbereiche
  • Volle Kostentransparenz auch bei komplexen Strukturen mit mehreren Standorten
Jetzt beraten lassen

Häufig gestellte Fragen

Was ist Unicorn Medical Services?

Unicorn Medical Services K. Narten e.K. übernimmt seit 2015 die telefonische Anrufannahme für Arztpraxen und MVZ in Deutschland – mit geschultem medizinischem Personal, nicht mit Bots.

Ein festes Team geschulter, medizinisch erfahrener Mitarbeiter:innen nimmt die Anrufe im Namen Ihrer Praxis entgegen – persönlich und kompetent, ohne automatisierte Systeme.

Wir nehmen die Anrufe direkt im Namen und Auftrag Ihrer Praxis entgegen, nicht als anonymes, austauschbares Callcenter. Für Ihre Patient:innen fühlt sich das wie ein gewohnter Kontakt mit Ihrer Praxis an.

In der Regel nicht: Wir melden uns im Namen Ihrer Praxis, kennen die üblichen Abläufe und behandeln alle Daten und Anliegen vertraulich, bevor wir sie ausschließlich an Ihre Praxis weiterleiten.

Für kleine Praxen (bis zu 3 Ärzte) gilt ein einfaches Preismodell: 109,00 € Grundgebühr zzgl. 2,34 € zzgl. MwSt. pro Anruf – unabhängig von der Gesprächsdauer, ohne Minutenzählen und versteckte Kosten. Für MVZ und Kliniken gilt dieselbe Grundgebühr, bei größerem Anrufvolumen mit attraktiven Staffelpreisen pro Anruf. Alle Preise zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer.

Wir beraten Sie gern - kompetent, diskret und unverbindlich!

Vereinbaren Sie einen Beratungstermin oder fordern Sie eine Demo an – kostenlos und unverbindlich.

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Fallbeispiel: Erfolgreiche Patientenkommunikation in der gynäkologischen Praxis

Mehr Zeit für Beratung – höhere Akzeptanz von IGeL-Leistungen durch strukturierte telefonische Patientenkommunikation

Ausgangssituation

Eine gynäkologische Praxis stand – wie viele andere Praxen – vor der Herausforderung, sinkende Budgets durch eine bessere Ausschöpfung von IGeL- und Selbstzahlerleistungen aufzufangen. Im Praxisalltag fehlte jedoch häufig die Zeit für eine individuelle Beratung der Patientinnen.

Bisher erhielten Patientinnen bei ihrem Vorsorgetermin ein Informationsblatt mit den angebotenen IGeL-Leistungen einschließlich der jeweiligen Kosten. Anschließend sollten sie – häufig unmittelbar vor der Untersuchung – entscheiden, welche zusätzlichen Leistungen sie in Anspruch nehmen möchten.

Die Preise waren somit transparent. Was jedoch fehlte, war die individuelle Beratung. Viele Patientinnen fragten sich:

  • Welche Untersuchung ist für mich persönlich sinnvoll?
  • Welche Vorteile bietet die jeweilige Vorsorgeleistung?
  • Welche Untersuchung empfiehlt sich aufgrund meines Alters oder meiner persönlichen Situation?
  • Welche Leistungen ergänzen die gesetzliche Vorsorge sinnvoll?

Für diese Gespräche blieb im oft hektischen Praxisalltag kaum Zeit. Die Folge: Viele Patientinnen verzichteten auf zusätzliche Vorsorgeleistungen, obwohl diese für ihre persönliche Situation sinnvoll gewesen wären.

Ein weiterer Schwachpunkt lag in der Terminorganisation. Gesetzlich versicherte Patientinnen erhielten bei ihrer jährlichen Vorsorgeuntersuchung häufig bereits den Termin für das Folgejahr. Dadurch gab es bis zum eigentlichen Termin keinen weiteren Kontakt mit der Praxis, der für eine individuelle Beratung hätte genutzt werden können.

Unsere Lösung

Gemeinsam mit der Praxis wurde der gesamte Ablauf der Vorsorgeterminierung neu organisiert. Die telefonische Terminvereinbarung und Patientenkommunikation wurde vollständig durch unser medizinisch ausgebildetes Serviceteam (u. a. gelernte Medizinische Fachangestellte) übernommen.

Direkte Beratung bei Neuvergabe

Patientinnen, die einen neuen Vorsorgetermin telefonisch vereinbaren, erhalten bereits während dieses Gesprächs eine individuelle Beratung zu den von der Praxis angebotenen IGeL- und Selbstzahlerleistungen.

Proaktive Erinnerung & Information

Patientinnen, deren Vorsorgetermin bereits ein Jahr im Voraus vereinbart wurde, kontaktieren wir etwa zehn Tage vor dem Termin telefonisch.

Datenschutzkonforme Einbindung

Grundlage der Beratung sind entweder die ärztlichen Empfehlungen, die bereits im Praxisverwaltungssystem hinterlegt wurden, oder die von der Praxis definierten Beratungskriterien (z. B. Alter, Vorsorgeanlass oder Vorerkrankungen). Der Datenaustausch erfolgt selbstverständlich vollständig DSGVO-konform über zertifizierte Schnittstellen.

Entscheidung ohne Zeitdruck

Unsere Mitarbeiterinnen erläutern die einzelnen Untersuchungen verständlich, beantworten fachlich fundiert Fragen und erklären den medizinischen Nutzen. Auf Wunsch erhalten die Patientinnen die Informationen zusätzlich schriftlich per Post oder E-Mail.

Dadurch können sie sich ohne Zeitdruck mit den angebotenen Leistungen auseinandersetzen – ganz ohne Verkaufsdruck im Untersuchungszimmer.

 

Das Ergebnis

Optimal vorbereitete Termine

Bereits vor dem Praxisbesuch steht fest, welche zusätzlichen Vorsorgeleistungen die Patientin wünscht oder ob noch medizinischer Beratungsbedarf durch die Ärztin bzw. den Arzt besteht.

Entlastung am Empfang

Das Praxisteam wird spürbar von administrativen und zeitintensiven Beratungsgesprächen entlastet und kann sich während des laufenden Betriebs auf die Betreuung vor Ort konzentrieren.

Wirtschaftlicher Erfolg

Nach interner Auswertung der Praxis stieg die Inanspruchnahme von IGeL- und Selbstzahlerleistungen im Rahmen dieses strukturierten Beratungsprozesses um rund 25 %. Eine Steigerung, die die Investition in den Service um ein Vielfaches amortisiert.

Key-Statistik

Steigerung der IGeL-Inanspruchnahme um rund 25 % durch strukturierte telefonische Beratung.

Warum funktioniert dieses Konzept?

Patientinnen entscheiden sich selten gegen eine Vorsorgeleistung, weil sie den Preis kennen. Sie entscheiden sich häufig deshalb dagegen, weil sie den persönlichen Nutzen nicht ausreichend einschätzen können.

Eine ruhige, verständliche und empathische Beratung durch medizinisches Fachpersonal einige Tage vor dem Termin schafft die notwendige Entscheidungsgrundlage. Gleichzeitig behält die Praxis die volle Kontrolle über die medizinischen Vorgaben und gewinnt wertvolle Zeit vor Ort.

Fazit

Die telefonische Patientenkommunikation ist weit mehr als reine Terminvereinbarung. Sie bietet die Möglichkeit, Patientinnen frühzeitig und strukturiert über sinnvolle Vorsorgeleistungen zu informieren und Fragen in aller Ruhe zu beantworten.

Gerade vor dem Hintergrund sinkender Budgets und des akuten Fachkräftemangels gewinnt eine ausgelagerte, professionelle Patientenkommunikation zunehmend an Bedeutung. Diese Fallstudie zeigt, dass eine frühzeitige, medizinisch strukturierte Beratung nicht nur die Patientenzufriedenheit verbessert und das Praxisteam entlastet, sondern auch die wirtschaftlichen Potenziale der Praxis nachhaltig hebt.

Hinweis zur medizinischen und rechtlichen Abgrenzung

Die Auswahl und Empfehlung der IGeL-Leistungen erfolgt ausschließlich nach den Vorgaben der behandelnden Praxis bzw. auf Grundlage der ärztlich definierten Beratungskriterien.

Unser Serviceteam besteht aus medizinischem Fachpersonal, ersetzt jedoch keine ärztliche Diagnose oder Therapieentscheidung. Es unterstützt die Praxis ausschließlich bei der strukturierten Patienteninformation und Terminorganisation.

Alle Prozesse entsprechen den strengen Vorgaben der DSGVO und des medizinischen Datenschutzes.

Fallbeispiel: Wie eine Augenarztgruppe ihre Erreichbarkeit stabilisierte und die Praxisteams entlastete

Ausgangssituation

Eine Augenarztgruppe mit mehreren Standorten stand vor einer Herausforderung, die viele Praxen kennen: Die telefonische Erreichbarkeit war unzureichend und gleichzeitig fehlte Personal an den einzelnen Standorten.

Die Folgen waren spürbar:

  • Patienten beschwerten sich über lange Wartezeiten am Telefon.
  • Anrufe konnten nicht zeitnah bearbeitet werden.
  • Die Terminplanung geriet zunehmend unter Druck.
  • In einzelnen Praxen fehlten Kapazitäten für die Versorgung der Patienten.
  • Termine mussten teilweise abgesagt oder verschoben werden.
  • Gleichzeitig entstanden Lücken in den Terminkalendern, weil freie Kapazitäten nicht rechtzeitig nachbesetzt werden konnten.

Für die Praxisleitung bedeutete dies einen hohen organisatorischen Aufwand und zusätzlichen Druck bei der Personalplanung.

Die Lösung

Im Jahr 2024 entschied sich die Augenarztgruppe für eine Zusammenarbeit mit Unicorn Medical Services.

Die Einführung erfolgte schrittweise. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor waren die hervorragend aufbereiteten Schulungsunterlagen der Praxis, die eine strukturierte und sichere Einarbeitung unseres Teams ermöglichten.

Heute übernimmt unser medizinisches Service-Center unter anderem:

  • Terminvereinbarungen
  • Terminverschiebungen
  • Bearbeitung eingehender Patientenanliegen
  • Dokumentation der Anliegen im Praxissystem
  • Weiterleitung und Priorisierung über Wartelisten
  • Direkte Abstimmung mit den Praxisstandorten bei Notfällen

Notfallanliegen werden unmittelbar an den zuständigen Standort kommuniziert, sodass eine schnelle medizinische Einschätzung und Versorgung gewährleistet bleibt.

Das Ergebnis

Durch die Auslagerung der telefonischen Patientenkommunikation konnten die Standorte deutlich entlastet werden.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die zuvor überwiegend mit Telefonie beschäftigt waren, stehen heute wieder direkt für die Patientenversorgung in den Praxen zur Verfügung.

Die Praxis profitiert von:

  • einer deutlich verbesserten telefonischen Erreichbarkeit
  • einer stabilen Bearbeitung des Anrufaufkommens
  • weniger Unterbrechungen im Praxisalltag
  • einer besseren Nutzung vorhandener Behandlungskapazitäten
  • einer spürbaren Entlastung der Teams vor Ort
  • mehr Planungssicherheit für die Praxisleitung

Besonders wichtig: Die Verantwortung für Personalplanung, Vertretungen, Urlaubszeiten oder krankheitsbedingte Ausfälle im Bereich der Telefonie liegt nicht mehr bei den einzelnen Standorten.

Fazit

Die Zusammenarbeit zeigt, dass eine professionelle Auslagerung der Patientenkommunikation weit mehr leisten kann als reine Telefonannahme.

Durch klare Prozesse, eine enge Abstimmung mit den Praxen und medizinisch geschulte Mitarbeiter entsteht eine stabile Kommunikationsstruktur, die sowohl Patienten als auch Praxisteams entlastet.

Für die Augenarztgruppe bedeutet dies heute vor allem eines: mehr Ruhe im Praxisalltag, bessere Erreichbarkeit und mehr Zeit für die Versorgung der Patienten.